Để mở rộng kinh doanh, xúc tiến giới thiệu sản phẩm hoặc dịch vụ cho khách hàng ngoài trụ sở chính của doanh nghiệp, các doanh nghiệp thường lựa chọn việc thành lập văn phòng đại diện để hoạt động được hợp pháp. Khách hàng hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về văn phòng đại diện và các vấn đề liên quan đến văn phòng đại diện qua bài viết sau đây.

1. Văn phòng đại diện là gì?

Theo khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định: “Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp”. 

Về nguyên tắc, văn phòng đại diện của tổ chức kinh tế nói chung không được phép tiến hành các hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm mục đích thu lợi nhuận mà chỉ có chức năng xúc tiến, tìm kiếm, thúc đẩy và hỗ trợ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của tổ chức kinh tế mà mình đại diện. Hoạt động của văn phòng đại diện về bản chất là đại diện cho tổ chức kinh tế và trên cơ sở ủy quyền của tổ chức đó. Đặc điểm này giúp phân biệt văn phòng đại diện và chi nhánh của pháp nhân. Chi nhánh của pháp nhân được phép tiến hành các hoạt động sản xuất kinh doanh phù hợp với hoạt động của pháp nhân và trên cơ sở giấy phép hoạt động của chỉ nhánh.

2. Một số quy định của luật Doanh nghiệp Việt Nam về văn phòng đại diện

2.1. Tên văn phòng đại diện

Theo điều 40 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định:

– Tên văn phòng đại diện phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu.

– Tên văn phòng đại diện phải bao gồm tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện”.

– Tên văn phòng đại diện phải được viết hoặc gắn tại trụ sở văn phòng đại diện. Tên văn phòng đại diện được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên tiếng Việt của doanh nghiệp trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do văn phòng đại diện phát hành.

Tại Điều 20 Nghị định 01/2021 về đăng ký doanh nghiệp quy định:

– Ngoài tên bằng tiếng Việt, văn phòng đại diện của doanh nghiệp có thể đăng ký tên bằng tiếng nước ngoài và tên viết tắt. Tên bằng tiếng nước ngoài là tên được dịch từ tên tiếng Việt sang một trong những tiếng nước ngoài hệ chữ La-tinh. Tên viết tắt được viết tắt từ tên tiếng Việt hoặc tên bằng tiếng nước ngoài.

– Phần tên riêng trong tên văn phòng đại diện của doanh nghiệp không được sử dụng cụm từ “công ty”, “doanh nghiệp”.

Quy định về văn phòng đại diện theo luật Doanh nghiệp Việt Nam

2.2. Chức năng của văn phòng đại diện

Nhìn chung, văn phòng đại diện được lập ra với chức năng là một văn phòng trung gian chịu trách nhiệm liên lạc, giao dịch với các đối tác; thực hiện hoạt động nghiên cứu, cung cấp thông tin, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với thị trường và đối tác mới; có thể tiến hành rà soát thị trường, phát hiện hành vi xâm phạm ảnh hưởng xấu đến việc kinh doanh của công ty, hành vi cạnh tranh không lành mạnh của các doanh nghiệp đối thủ, đại diện công ty khiếu kiện về sự vi phạm nói trên.

Văn phòng đại diện là đơn vị hợp pháp trực thuộc doanh nghiệp và chỉ có chức năng thay mặt doanh nghiệp về mặt hành chính, có các chức năng như sau:

– Thực hiện công việc phát triển các ngành nghề kinh doanh đã được cơ quan chức năng cấp phép trên địa bàn hoạt động theo pháp luật hiện hành.

– Thực hiện các công việc báo cáo với các cơ quan chức năng tại địa phương theo đúng quy định của nhà nước.

– Thực hiện báo cáo tài chính định kỳ về trụ sở chính theo quy định riêng của doanh nghiệp.

– Thực hiện việc báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, kết quả tăng trưởng và chiến lược phát triển của cơ sở hàng năm.

– Tổ chức công việc hạch toán kinh tế theo nguyên tắc hạch toán độc lập.

–  Xây dựng và hoàn thiện bộ máy quản lý theo quy mô định hướng của Hội đồng quản trị.

– Phối hợp với văn phòng trụ sở chính của doanh nghiệp và các cơ sở, chi nhánh khác trong việc khai thác khách hàng cũng như việc điều động nhân viên.

XEM THÊM: CÁCH LỰA CHỌN LOẠI HÌNH DOANH NGHIỆP PHÙ HỢP

2.3. Con dấu của văn phòng đại diện

Dấu bao gồm dấu được làm tại cơ sở khắc dấu hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Doanh nghiệp quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của văn phòng đại diện của doanh nghiệp.

Việc quản lý và lưu giữ dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành.

Như vậy, không yêu cầu bắt buộc văn phòng đại diện phải có con dấu, nên việc văn phòng đại diện có con dấu hay không phụ thuộc vào quyết định của doanh nghiệp hoặc điều lệ công ty.

XEM THÊM: NHỮNG QUY ĐỊNH MỚI VỀ CON DẤU DOANH NGHIỆP

2.4. Doanh nghiệp được thành lập bao nhiêu văn phòng đại diện?

Theo Điều 45 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định: “Doanh nghiệp có quyền thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện ở trong nước và nước ngoài. Doanh nghiệp có thể đặt một hoặc nhiều chi nhánh, văn phòng đại diện tại một địa phương theo địa giới đơn vị hành chính”.

Trường hợp thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện trong nước, doanh nghiệp gửi hồ sơ đăng ký hoạt động của chi nhánh, văn phòng đại diện đến Cơ quan đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt chi nhánh, văn phòng đại diện.

Như vậy, không giới hạn việc thành lập văn phòng đại diện.

3. Dịch vụ đăng ký thành lập văn phòng đại diện của công ty luật Hùng Phí

Đối với dịch vụ thành lập văn phòng đại diện, công ty luật Hùng Phí sẽ cung cấp cũng như là thực hiện các công việc pháp lý sau đây:

– Tư vấn trước khi thành lập văn phòng đại diện:

+ Tư vấn lựa chọn mô hình các đơn vị phụ thuộc phù hợp với nhu cầu của công ty

+ Tư vấn thủ tục tiến hành và các giấy tờ cần thiết để thành lập văn phòng đại diện

+ Tư vấn về mô hình tổ chức, quản lý của văn phòng đại diện

+ Tư vấn về quyền và nghĩa vụ của đơn vị mới thành lập

+ Tư vấn về nghĩa vụ Thuế đối với Nhà nước của văn phòng đại diện

+ Tư vấn các nội dung khác có liên quan

+ Soạn thảo nội dung hồ sơ thành lập

– Đại diện thực hiện các thủ tục thành lập văn phòng đại diện 

– Tiến hành nộp hồ sơ đăng ký hoạt động văn phòng đại diện

– Theo dõi tiến trình xử lý và thông báo kết qủa hồ sơ đã nộp

– Thông báo kết quả thành lập văn phòng đại diện, bàn giao cho khách hàng

Trên đây là nội dung về QUY ĐỊNH VỀ VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN THEO LUẬT DOANH NGHIỆP VIỆT NAM mà Công ty Luật Hùng Phí xin gửi đến Quý khách hàng để tham khảo. Nếu Quý khách còn vướng mắc về vấn đề này hay cần luật sư tư vấn đối với trường hợp, vụ việc cụ thể của mình, Quý khách hãy vui lòng liên hệ luôn hôm nay với Luật sư của Công ty Luật Hùng Phí để được hỗ trợ, tư vấn kịp thời.

Thông tin liên hệ:

Công ty Luật Hùng Phí

Điện thoại: 0962 75 28 38

Email: info@hungphi.vn

Website: hungphi.vn

Trân trọng cảm ơn Quý khách hàng!