Trong công ty cổ phần, Hội đồng quản trị thường họp ít nhất mỗi quý một lần và có thể họp bất thường. Biên bản họp hội đồng quản trị là văn bản giúp ghi nhận lại toàn bộ diễn biến tại cuộc họp của công ty, vì thế đây là văn bản rất quan trọng. Mời các bạn cùng theo dõi bài viết dưới đây. 

Hướng dẫn soạn thảo biên bản họp hội đồng quản trị

1. Biên bản họp hội đồng quản trị là gì?

Theo khoản 1 Điều 153 Luật Doanh nghiệp 2020 thì Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý công ty, có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định, thực hiện quyền và nghĩa vụ của công ty, trừ các quyền và nghĩa vụ thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông.

Khoản 1 Điều 158 Luật Doanh nghiệp năm 2020 quy định như sau:

“Điều 158. Biên bản họp Hội đồng quản trị

1. Các cuộc họp Hội đồng quản trị phải được ghi biên bản và có thể ghi âm, ghi và lưu giữ dưới hình thức điện tử khác. Biên bản phải lập bằng tiếng Việt và có thể lập thêm bằng tiếng nước ngoài…”

Như vậy, Biên bản họp hội đồng quản trị có chức năng ghi nhận toàn bộ diễn biến, nội dung cuộc họp cũng như những biểu quyết được tiến hành tại cuộc họp Hội đồng quản trị. Từ kết quả ghi nhận tại Biên bản cuộc họp, công ty sẽ ban hành các nghị quyết, quyết định quan trọng như chiến lược, kế hoạch phát triển, mua lại cổ phần, quy chế quản lý nội bộ…

Biên bản họp Hội đồng thành viên có thể tồn tại dưới dạng văn bản, bản ghi âm hoặc hình thức điện tử khác. Biên bản phải được lập bằng ngôn ngữ tiếng Việt, việc lập biên bản bằng tiếng nước ngoài chỉ mang tính chất bổ trợ thêm cho biên bản gốc.

2. Hướng dẫn soạn thảo biên bản họp hội đồng quản trị

Nội dung của biên bản họp Hội đồng quản trị cần đảm bảo các nội dung chủ yếu tại Khoản 1 Điều 158 Luật Doanh nghiệp năm 2020:

“Điều 158. Biên bản họp Hội đồng quản trị

1. Các cuộc họp Hội đồng quản trị phải được ghi biên bản và có thể ghi âm, ghi và lưu giữ dưới hình thức điện tử khác. Biên bản phải lập bằng tiếng Việt và có thể lập thêm bằng tiếng nước ngoài, bao gồm các nội dung chủ yếu sau đây:

a) Tên, địa chỉ trụ sở chính, mã số doanh nghiệp;

b) Thời gian, địa điểm họp;

c) Mục đích, chương trình và nội dung họp;

d) Họ, tên từng thành viên dự họp hoặc người được ủy quyền dự họp và cách thức dự họp; họ, tên các thành viên không dự họp và lý do;

đ) Vấn đề được thảo luận và biểu quyết tại cuộc họp;

e) Tóm tắt phát biểu ý kiến của từng thành viên dự họp theo trình tự diễn biến của cuộc họp;

g) Kết quả biểu quyết trong đó ghi rõ những thành viên tán thành, không tán thành và không có ý kiến;

h) Vấn đề đã được thông qua và tỷ lệ biểu quyết thông qua tương ứng;

i) Họ, tên, chữ ký chủ tọa và người ghi biên bản, trừ trường hợp quy định tại khoản 2 Điều này.”

Biên bản lập bằng tiếng Việt và tiếng nước ngoài có hiệu lực ngang nhau, trường hợp có sự khác nhau về nội dung thì nội dung trong biên bản tiếng Việt có hiệu lực áp dụng.

Chủ tọa cuộc họp Hội đồng quản trị và người ghi biên bản phải chịu trách nhiệm về tính trung thực và chính xác của nội dung biên bản họp HĐQT.

Các biên bản chỉ cung cấp những nội dung tóm tắt về các cuộc họp Hội đồng quản trị. Nên thông thường, bên cạnh các biên bản, sau mỗi cuộc họp cần có những báo cáo đầy đủ nguyên văn về những nội dung đã được thảo luận. Những báo cáo này cần phải đi kèm với biên bản. Biên bản họp Hội đồng quản trị và tài liệu sử dụng trong cuộc họp phải được lưu giữ tại trụ sở chính của công ty là một phần không thể tách rời của các biên bản. 

3. Mẫu biên bản họp hội đồng quản trị

Trong một công ty cổ phần họp Hội đồng quản trị diễn ra thường xuyên theo định kỳ hoặc bất chợt. Công ty Luật Hùng Phí cung cấp mẫu biên bản họp hội đồng quản trị đến Quý khách hàng tham khảo, lưu ý đây là nội dung chỉ mang tính chất tham khảo vì nội dung biên bản còn phụ thuộc vào vấn đề bàn thảo và quyết định của Công ty cổ phần và nhiều yếu tố khác. 

BIÊN BẢN HỌP HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ

Hôm nay, ….. giờ ngày ….. tháng …. năm 20…., CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG ……. (“Công Ty”), mã số doanh nghiệp: ……………., có địa chỉ trụ sở chính tại số …., phố ….., phường ….., quận ….., thành phố Hà Nội, Việt Nam, tổ chức cuộc họp Hội đồng quản trị của Công Ty (“Hội Đồng Quản Trị”) tại trụ sở chính của Công Ty.

I. MỤC ĐÍCH, CHƯƠNG TRÌNH VÀ NỘI DUNG CUỘC HỌP

Hội Đồng Quản Trị xem xét và quyết định việc tổ chức hoạt động của: CHI NHÁNH CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG ……. TẠI ………… Tại địa chỉ kinh doanh của Chi Nhánh tại: Tầng ….. – Khách sạn …… – Tổ ….. – Phố ……, thị trấn ….., huyện ……, tỉnh ……

II. THÀNH PHẦN THAM DỰ

Thành phần tham dự cuộc họp bao gồm:

1. Chủ toạ cuộc họp: Bà …………….. – Chủ tịch Hội Đồng Quản Trị

2. Thư ký cuộc họp: Bà ……………..

3. Tất cả các thành viên của Hội Đồng Quản Trị gồm:

Bà ……………… – Chủ tịch Hội Đồng Quản Trị

Ông …………….. – Thành viên Hội Đồng Quản Trị

Ông ……………………. – Thành viên Hội Đồng Quản Trị

Tổng số thành viên dự họp: 3 thành viên.

Tổng số phiếu biểu quyết: 3 phiếu biểu quyết.

Cách thức dự họp: Tất cả các thành viên Hội Đồng Quản Trị tham dự và biểu quyết trực tiếp tại cuộc họp.

III. CÁC VẤN ĐỀ ĐƯỢC THẢO LUẬN VÀ BIỂU QUYẾT TẠI CUỘC HỌP

Theo đề nghị của các thành viên Hội Đồng Quản Trị, tại cuộc họp, Hội Đồng Quản Trị đã xem xét, thảo luận và biểu quyết phê chuẩn các nội dung cụ thể như sau:

– Chi nhánh lập báo cáo thu/chi tài chính định kỳ theo hướng dẫn cụ thể của phòng kế toán/Tài chính của công ty Cổ phần Xây dựng …..

– Chi nhánh chỉ được sử dụng tài khoản ngân hàng của Công ty…………để làm tài khoản giao dịch cho các hợp đồng của Chi nhánh. Thông tin tài khoản giao dịch cụ thể như sau:

Tài khoản số:

Mở tại:

Chủ tài khoản: Công ty Cổ phần Xây dựng ………………………

– Giám đốc chi nhánh mở một tài khoản tại ngân hàng theo chỉ định của Công ty cổ phần Xây dựng …… Tài khoản này Chỉ được sử dụng vào mục đích để Công ty cổ phần Xây dựng …………..chuyển các khoản kinh phí hoạt động đình kỳ cho chi nhánh Công ty Cổ phần Xây dựng ……

– Giám đốc chi nhánh hoạt động phải tuân theo quy chế hoạt động của chi nhánh do Đại hội đồng cổ đông công ty ban hành hoặc theo phạm vi ủy quyền của chủ tịch hội đồng quản trị của Công ty Cổ phần Xây dựng …………..;

IV. Ý KIẾN CỦA CÁC THÀNH VIÊN DỰ HỌP

Sau khi xem xét và thảo luận kỹ lưỡng về vấn đề trên, các thành viên Hội Đồng Quản Trị đã có ý kiến rằng: Tất cả các nội dung nêu tại Mục III trên đây là phù hợp với quy định của pháp luật và tình hình hoạt động kinh doanh của Công Ty. Vì vậy, Hội Đồng Quản Trị đã đi đến nhất trí phê chuẩn việc tổ chức hoạt động của chi nhánh công ty.

V. KẾT QUẢ BIỂU QUYẾT

Hội Đồng Quản Trị phê chuẩn việc thành lập chi nhánh của Công Ty với kết quả biểu quyết cụ thể như sau:

1. Những thành viên tán thành: Tất cả các thành viên Hội Đồng Quản Trị;

Tổng số phiếu tán thành: 3 phiếu;

2. Những thành viên không tán thành: Không có thành viên nào;

Tổng số phiếu không tán thành: 0 phiếu;

3. Những thành viên không có ý kiến: không có thành viên nào.

Tổng số phiếu không có ý kiến: 0 phiếu.

VI. CÁC VẤN ĐỀ ĐƯỢC THÔNG QUA TẠI CUỘC HỌP

Căn cứ vào kết quả biểu quyết trên đây, Hội Đồng Quản Trị đã thông qua và phê chuẩn việc thành lập chi nhánh của Công Ty với các nội dung nêu tại Mục III trên đây.

Cuộc họp kết thúc vào lúc 11 giờ 30 phút cùng ngày. Biên bản này được lập trước khi kết thúc cuộc họp này và được lập thành 2 (hai) bản gốc bằng tiếng Việt có giá trị ngang nhau. Các thành viên dự họp không có ý kiến gì thêm. Thư ký cuộc họp đã đọc cho tất cả các thành viên dự họp nghe đầy đủ nội dung của biên bản này.

CHỮ KÝ CỦA CHỦ TỌA VÀ THƯ KÝ CUỘC HỌP

4. Trình tự tổ chức cuộc họp Hội đồng quản trị 

Theo khoản 6, 7 và khoản 8 Điều 157 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định trình tự tổ chức cuộc họp Hội đồng quản trị được quy định cụ thể như sau:

Bước 1: Gửi thông báo triệu tập họp

Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc người triệu tập họp Hội đồng quản trị phải gửi thông báo mời họp chậm nhất là 03 ngày làm việc trước ngày họp nếu Điều lệ công ty không có quy định khác.

Thông báo mời họp phải xác định cụ thể thời gian và địa điểm họp, chương trình, các vấn đề thảo luận và quyết định.

Kèm theo thông báo mời họp phải có tài liệu sử dụng tại cuộc họp và phiếu biểu quyết của thành viên.

Bước 2: Tổ chức cuộc họp

Chủ tịch Hội đồng quản trị phải triệu tập họp Hội đồng quản trị trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đề nghị quy định tại khoản 3 Điều này.

Trường hợp không triệu tập họp Hội đồng quản trị theo đề nghị thì Chủ tịch hội đồng quản trị phải chịu trách nhiệm về những thiệt hại xảy ra đối với công ty; người đề nghị có quyền thay thế Chủ tịch Hội đồng quản trị triệu tập họp Hội đồng quản trị.

Trên đây là nội dung về Hướng dẫn soạn thảo biên bản họp hội đồng quản trị mà Công ty Luật Hùng Phí xin gửi đến Quý khách hàng để tham khảo. Nếu Quý khách còn vướng mắc về vấn đề này hay cần luật sư tư vấn đối với trường hợp, vụ việc cụ thể của mình, Quý khách hãy vui lòng liên hệ luôn hôm nay với Luật sư của Công ty Luật Hùng Phí để được hỗ trợ, tư vấn kịp thời.

Thông tin liên hệ:

Công ty Luật Hùng Phí

Điện thoại: 0962 75 28 38

Email: info@hungphi.vn

Website: hungphi.vn

Trân trọng cảm ơn Quý khách hàng!