Doanh nghiệp được thành lập phải có trụ sở chính, đây là thủ tục bắt buộc để đăng ký thành lập doanh nghiệp. Mời các bạn cùng tìm hiểu quy định pháp luật về trụ sở chính của doanh nghiệp qua bài viết sau đây.

Trụ sở chính là gì? Nên chọn đặt trụ sở chính công ty ở đâu?

1. Trụ sở chính là gì?

Trụ sở hay địa chỉ của doanh nghiệp là nơi doanh nghiệp tiến hành giao dịch kinh doanh. Trụ sở chính của doanh nghiệp có thể được đặt ở những nơi mà chủ doanh nghiệp mong muốn, tuy nhiên khi đặt trụ sở chính của doanh nghiệp cần phải tuân theo những nguyên tắc nhất định.

Theo Điều 42 Luật doanh nghiệp 2020 có quy định về trụ sở chính của doanh nghiệp, theo đó:

“Trụ sở chính của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).”

Ngoài ra, địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp sẽ được ghi nhận trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và Điều lệ công ty…

Trụ sở chính có thể chỉ là nơi để công ty đăng ký trên Giấy phép kinh doanh, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp với khách hàng mà không nhất thiết phải là nơi diễn ra hoạt động kinh doanh.

Trụ sở doanh nghiệp tên tiếng Anh là: “Corporate headquarters”.

2. Ý nghĩa việc quy định trụ sở chính của doanh nghiệp

Theo quy định Luật Doanh nghiệp năm 2020 hiện hành thì việc quy định trụ sở chính của doanh nghiệp mang những ý nghĩa, mục đích như sau:

Thứ nhất, trụ sở chính của doanh nghiệp tồn tại để thực hiện được việc liên lạc, giao dịch của doanh nghiệp với các bên có liên quan. Cụ thể, trụ sở chính của doanh nghiệp phải có địa chỉ được xác định rõ ràng. Bên cạnh đó phải số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).

Thứ hai, trụ sở chính của doanh nghiệp tồn tại để xác định được quốc tịch của doanh nghiệp. Cụ thể, địa chỉ của trụ sở chính phải có tên trên bản đồ hành chính Việt Nam, phải ở trên lãnh thổ Việt Nam.

Thứ ba, việc đăng ký trụ sở chính của doanh nghiệp là một thủ tục bắt buộc để đăng ký thành lập doanh nghiệp. Cụ thể, doanh nghiệp phải thông báo thời gian mở cửa tại trụ sở chính với cơ quan đăng ký kinh doanh trong thời gian 15 ngày kể từ ngày được cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.

Thứ tư, mục đích của việc quy định trụ sở chính của doanh nghiệp nhằm buộc doanh nghiệp phải thông báo sự hiện diện, sự tồn tại của mình tại trụ sở để cơ quan Nhà nước kiểm tra giám sát.

Việc lựa chọn trụ sở chính không những thuận tiện cho hoạt động kinh doanh của công ty mà còn giúp công ty có sự ổn định lâu dài. Vì khi công ty thay đổi địa chỉ trụ sở chính đồng nghĩa phát sinh thủ tục thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, tại cơ quan đăng ký kinh doanh. Đặc biệt, nếu doanh nghiệp thay đổi khác quận, khác tỉnh còn phải thực hiện thủ tục xác nhận nghĩa vụ thuế tại chi Cục thuế mới có thể thực hiện thay đổi trụ sở công ty.

3. Nên đặt trụ sở công ty ở đâu?

Trụ sở chính cũng chính là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp, do đó, khi lựa chọn địa điểm đặt trụ sở công ty nên đặt ở những nơi:

– Có địa chỉ xác định gồm số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương;

– Nếu nơi đặt trụ sở chưa có số nhà/chưa có tên đường thì nộp kèm theo hồ sơ đăng ký kinh doanh, phải có xác nhận của địa phương là địa chỉ đó chưa có số nhà, tên đường.

– Có thể sử dụng ổn định lâu dài để phục vụ cho công việc kinh doanh, tránh phải thay đổi, điều chỉnh thông tin về đăng ký kinh doanh, hóa đơn… gây phiền hà, mất thời gian.

4. Một số lưu ý khi đặt trụ sở chính công ty

4.1. Trụ sở chính không được đặt tại chung cư

Nhà chung cư là nhà có từ 2 tầng trở lên, có nhiều căn hộ, có lối đi, cầu thang chung, có phần sở hữu riêng, phần sở hữu chung và hệ thống công trình hạ tầng sử dụng chung cho các hộ gia đình, cá nhân, tổ chức.

Nhà chung cư gồm: Nhà chung cư được xây dựng với mục đích để ở và nhà chung cư được xây dựng có mục đích hỗn hợp để ở và kinh doanh.

Theo khoản 11 Điều 6 Luật Nhà ở năm 2014, nghiêm cấm sử dụng căn hộ chung cư vào mục đích không phải để ở, sử dụng phần diện tích được kinh doanh trong nhà chung cư theo dự án được phê duyệt vào mục đích kinh doanh vật liệu gây cháy, nổ…

Như vậy, pháp luật không cho phép đặt trụ sở chính tại chung cư. Doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn khi cơ quan quản lý chuyên ngành thực hiện kiểm tra, không phát hành được hóa đơn.

4.2. Trụ sở chính phải đáp ứng điều kiện kinh doanh

Với những ngành nghề kinh doanh có điều kiện, pháp luật đòi hỏi phải có giấy phép con trước khi tiến hành hoạt động kinh doanh, trụ sở chính phải đáp ứng điều kiện để được cấp Giấy phép kinh doanh.

Ví dụ:

– Đối với cơ sở kinh doanh thực phẩm phải có đủ diện tích để bố trí các khu vực bày bán thực phẩm, khu vực chứa đựng, bảo quản và thuận tiện để vận chuyển nguyên liệu, sản phẩm thực phẩm;

– Kinh doanh nhóm ngành sản xuất, chế biến, nuôi trồng…doanh nghiệp không được đặt trụ sở chính tại khu dân cư, trung tâm thành phố mà chỉ đặt ở các vùng lân cận, xa khu dân cư…

4.3. Trụ sở chính công ty phải có địa chỉ cụ thể

Trụ sở chính công ty có địa chỉ được xác định gồm số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).

Tuy nhiên, nếu nơi đặt trụ sở chính chưa có số nhà hoặc chưa có tên đường thì xin xác nhận của địa phương là địa chỉ đó chưa có số nhà, tên đường nộp kèm hồ sơ đăng ký kinh doanh.

>>XEM THÊM: Cách đặt tên công ty phù hợp với quy định pháp luật 

5. Lời kết 

6. Câu hỏi thường gặp 

6.1. Thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp

Bước 1. Làm thủ tục đăng ký thay đổi địa chỉ công ty tại cơ quan đăng ký kinh doanh

Bước 2. Tiến hành thủ tục chốt hồ sơ thuế tại cơ quan quản lý thuế tại quận/huyện/thành phố cũ

Bước 3: Nộp hồ sơ chuyển thuế tới cơ quan quản lý thuế tại quận/huyện mới

6.2. Quy định về treo biển tại trụ sở công ty?

Biển hiệu công ty phải được treo ở vị trí thích hợp, không làm ảnh hưởng đến lợi ích công cộng. Cụ thể:

– Biển hiệu được viết, đặt sát cổng, mặt trước của trụ sở công ty, chi nhánh, văn phòng đại diện.

– Mỗi công ty chỉ được treo một biển hiệu tại cổng.

– Đối với trụ sở hoặc nơi kinh doanh độc lập với tổ chức, cá nhân khác chỉ được treo một biển hiệu ngang và tối đa hai biển dọc.

Khi treo biển tại trụ sở, biển hiệu không được che chắn không gian thoát hiểm, cứu hỏa; không được lấn ra vỉa hè, lòng đường, ảnh hưởng đến giao thông công cộng.

Trong trường hợp không gắn tên doanh nghiệp tại trụ sở chính doanh nghiệp sẽ bị phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng (điểm c khoản 2 Điều 52 Nghị định số: 122/2021/NĐ-CP). 

>>XEM THÊM: Các chi phí phải trả khi thành lập doanh nghiệp 

Thông tin liên hệ:

Công ty Luật Hùng Phí

Điện thoại: 0962 75 28 38

Email: info@hungphi.vn

Website: hungphi.vn

Trân trọng cảm ơn Quý khách hàng!